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教职工档案查调须知

来源:  作者:  发表日期:2017-04-27  阅读次数:次  

为严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》以及国家关于人事档案管理的有关规定,认真做好学校人事档案管理工作,特对人事档案的查阅、借用、归档、转递等作如下规定:

一、查阅

1.人事处是学校人事档案主管单位,查阅人事档案的人员原则上只针对学校人事处工作人员,因工作需要,校内二级单位只针对组织人事秘书(必须是中共正式党员),且必须持本单位书记签名、分党委(党总支)盖章的《查阅人事档案证明》方可到档案馆查阅。

2.教职工个人,因私需要复印档案材料或出具有关证明,需有充足理由,经人事处审批,持人事处开具的《人事档案查阅通知》方可到档案馆由人事档案管理员负责办理,任何个人都不能直接查阅本人及亲属和他人的人事档案。

3.不承接回复单位或个人电话查询人事档案。

4.国家公务人员因工作需要查档,必须持工作介绍信和身份证或工作证,到人事处办理《人事档案查阅通知》,方可到档案馆查阅人事档案。

5.一般情况下,下级不得查阅上级的档案,查档人员不得查阅非本单位职工的档案,不得查阅与解决问题无关的内容,严禁泄露或对外公布所查档案内容。

6.查阅档案时,不得拆散、抽换、圈划、涂改、增删和损坏档案材料,未经允许,查档人员不得摘抄档案内容;确需摘抄档案材料,必须用专用的保密记录本,摘抄材料不得传阅、复制、丢失,并定期销毁。禁止将手机和摄录器材带入查阅场所,严禁拍摄、复制。

7.查阅人事档案时人事档案管理人员必须在场;查阅人事档案的情况,要在查阅登记薄上详细记载。

8.未经允许,任何人不得进入人事档案库房;任何人员不得将人事档案带到公共场所。

二、借用

1.人事档案一般不能外借,确因特殊需要需借出使用的,到档案馆主页下载专区下载《借用人事档案申请》,由申请单位领导签字并加盖本单位分党委(党总支)公章,经手人签字后,报经人事处主管处长审批,原则上借期不得超过五个工作日。寒、暑假期人事档案一律不外借,已借出的要在假期前催回。

2.借用人事档案者,必须严格遵守保密制度和查档规定,切实保密,妥善保管,不得转借、传阅,严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料,更不得丢失;否则按国家有关法律规定承担相应的法律责任和党纪处分。

3.借用档案的单位和个人,不得擅自拍摄复制档案内容,因工作需要必须从档案中取证的,须符合国家有关规定,报经人事处审批。

三、归档

1.人事档案的归档材料必须保证真实、完整、无涂改痕迹,原则上必须归档原件;如归档的材料是复印件,人事部门必须审核原件,确认与原件相符后在复印件上加盖人事部门公章,审核人签名并著明审核日期。

2.移交人事档案材料的单位,要严格按照《人事档案材料移交清单》中的要求,将归档教职工姓名、工号、身份证号、材料名称等逐一登记清楚,归档时将纸质《人事档案材料移交清单》(一式两份)和移交清单电子档及归档材料(按移交清单上的次序排列)移交档案馆存档。

3.档案馆应及时将归档材料归入个人档案,并做好归档登记。

四、转递

人事档案的转递(包括转入和转出)由人事处、档案馆协同完成。

1.人事档案转入:学校调入人员、接收毕业生的人事档案,由人事处审核、登记后,定期统一移交档案馆存档。

2.人事档案转出:调出等人员需转出人事档案,由人事处开具《人事档案转递通知》,档案馆按通知要求进行清理,做好登记后移交人事处,由人事处负责对外转出。

附件1《查阅教职工人事档案证明》

附件2《借用教职工人事档案申请》

附件3《人事档案移交清单》

(以上附件到档案馆主页下载专区下载)

人事处 档案馆

2017年11月21日