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中国地质大学(武汉)档案管理办法

来源:   作者:  发表日期:2017-04-27  阅读次数:

为了更好地贯彻《中华人民共扣国档案法》,根据中华人民共和国国家教育委员会第六号令,关于《普通高等学校档案管理办法》结合我校实际情况,特制定本办法。

一、总则

本办法所称档案是指全校各职能部门和师生员工在党政、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产、出版、外事、财会等工作中直接形成、产生的,具有保留价值的各种文字、图表、声像等不同载体的历史记录。档案工作是学校重要的基础工作之一。

二、档案的归档

1、档案馆是积累和保管全校档案,并为各方面工作提供利用的专门机构,各部门应逐年把应归档的文件材料收集整理立卷后,移交档案馆集中保管,任何单位和个人不得私自保存或留为已有。

2、根据《高校档案实体分类法》规定,学校档案按党政、教学、科研、基建、 设备、产品、出版、外事、财会九大类及声像、实物档案—十二种进行分类归档。归档具体内容见《中国地质大学(武汉)各类档案归档范围及保管期限表》。

3、档案的归档实行部门、课题组立卷制度。各单位立卷人把凡属归档范围内的文件、材料按照自然形成规律,保持有机联系,在档案工作人员的指导下,整理、组卷、编目、填写卷内目录、定保管期限,然后经档案工作人员检查,移交给档案馆。

4、凡与其他单位分工协作完成的项目,由主办单位保存—整套档案,协作单位除保存自己承担任务有关的档案外,应将复制件送交主办单位保存。因故中间停止的项目,由项目承担者将前段工作所形成的文件材料进行清理、登记、立卷归档,并说明中断的原因。

5、声像档案在库房,设备未解决前,在电教中心设分室,档案馆负责指导、监督。其它部门形成的声像档案按年度归档,由档案馆统一管理。

6、凡是归档的文件材料,必须规格统一,载体材料优质,严禁用圆珠笔、铅笔、复写纸抄写。

7、党政部门和能按年度归档的部门,应在次年六月底前归档完毕。科研和基建等单位的档案,应在项目完成后二个月内归档。财会档案在财会部门保存二年后,于第三年编造清册进行归档。

三、档案的管理和鉴定

1、凡是我校教职工在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体的文件、材料,必须按规定归档。凡在非职务活动中形成的重要文件,以征集和代管的形式给予保存,凡个人捐赠和从国外收集的本校有关的各种档案材料,向档案馆移交者,学校给予表彰。

2、科研成果、基建工程的鉴定、验收;仪器设备(五万元以上)的开箱;教学质量评估;产品的评审鉴定,档案人员应参加,以便与有关业务主管部门对应归档的文件材料进行审查、归档。否则不予验收、上报成果。

3、对保管期限已满和对已失去保存价值的档案,档案馆负责组织人员,根据有关规定进行鉴定,在征得有关部门同意后,造册报经校领导批准后,予以销毁。

4、档案是国家、学校的宝贵财富,档案馆对所管理的档案应定期清查。对已破坏或退色、变色、变质的档案要及时采取修补、裱糊、复制等抢救措施。

四、档案的利用和开发

1、查阅一般档案教职工凭工作证,学生凭学生证直接到档案馆登记后查阅。

2、查阅机密、绝密和尚未公开发表的科研成果,档案形成者可直接查阅。其它人员须经馆长或档案形成者同意后方可查阅。

3、查阅永久保存的绝密原件,经主管校领导批准后,方可在阅览室查阅。

4、秘密级以上的档案,不经批准不得复制、摘抄、转借他人。

5、档案一般不借出,凡需借出的档案应有审批手续,要求用完后及时归还,一般不得超过一个星期。

6、查阅校党委会议记录、校办公会议记录,由本单位负责同志分别经党委书记校长签字后,限定性的查阅相关内容。

7、港、澳、台人员和外国人查档案,按国家统一规定办理。

本管理办法自公布之日起实行,原颁布实施的有关规定与本办法不一致的,以本办法为准。

  
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