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档案数字化操作规范

来源:   作者:  发表日期:2017-04-27  阅读次数:

为统一档案数字化工作执行标准,保证数字化档案的齐全、完整,提高工作效率,使可以公开的档案信息资源得到共享,充分发挥档案的利用价值,按照国家有关规定及我校实际情况,制定本规范。

一、纸质档案

1、著录建库:

将档案目录信息输入档案网络管理系统,做到在录入数据的同时做好校对工作。

2、档案整理:

⑴ 扫描前必须对档案进行核实,察看有无缺页现象,如有缺页应在《档案扫描登记单》中填写清楚。

⑵ 无关和重复的文件要剔除,对于同一份文件存在正本、定稿两份的情况,扫描正本;只存在定稿的文件,则扫描定稿;对于文件中的公文处理单,不需要扫描。

⑶ 在案卷拆分时,应注意保护原件。如拆分后不能复原的珍贵原件,应请示主管领导再决定是否拆分。

⑷ 破损严重、无法进行扫描的原件要先进行修复;折皱不平影响扫描质量的原件应先压平或熨平后再进行扫描。

⑸ 扫描后将档案重新装订,恢复其原貌,做到安全、准确、无遗漏。

3、档案扫描:

⑴ 对于清晰的、不带图片的档案文字材料,采用黑白二值模式扫描,分辨率选择150DPI。

⑵ 页面为黑白两色,但字迹模糊不清或带有插图的文字材料,可采用256级灰度模式扫描,分辨率选择200DPI。

⑶ 文件中带有彩色图片或页面为彩色的档案文件,采用24位彩色(百万种颜色)模式进行扫描,分辨率选择200DPI。

⑷ 对于部分珍贵档案,应扫描两套,其中备份的一套分辨率选择600DPI(便于日后做展览用)。

⑸ 实际操作中可根据材料的清晰程度作适当的调整, 分辨率增减的多少以扫描后图像按原尺寸显示后是否清晰可见为准。

4、图像处理:

⑴ 检查扫描后的图像方向是否正确,倾斜度应小于1度。

⑵ 在遵循展现档案原貌的前提下,对图像页面中的黑框、黑边、黑线等影响图像质量的杂质,进行去污处理。

⑶ 在亮度、对比度、饱和度、色彩平衡等方面,对扫描质量不理想的图像进行相应参数的调整,以调整后的图像效果最清晰完整为准。

⑷ 对图像进行裁边处理,去除多余的白边,以有效缩小图像文件的容量,节约存储空间。

⑸ 认真填写《档案扫描登记单》,核对案卷内每一份文件的实际扫描张数与扫描前填写的文件张数是否一致,不一致时应在备注栏内填写具体原因。

5、图像存储:

⑴ 图像文件的命名:应与数据库中该题名所对应文件的档号一致。

⑵ 采用黑白二值模式扫描的图像文件应用TIFF格式、LZW压缩方式保存;采用24位彩色模式、256级灰度模式扫描的图像文件应用JPEG格式,压缩品质采用“中”级质量保存;禁止用WORD等字处理软件保存图像文件。

⑶ 每份档案文件与其图像文件通过一致的档号和图像文件名,建立起一一对应关系,对于同一文件名下的多页文件,通过文件页号建立对应关系。

6、数据质检:

⑴ 对目录数据库的建库质量进行检查,发现不合格的数据应进行修改或重录,图像文件与目录数据的挂接要做到准确无误。

⑵ 扫描的每张图像是否符合要求,包括分辨率、扫描模式、存储格式是否符合扫描标准的要求;图像在计算机放大到原始尺寸时是否可以看清原件的内容;多余的边框是否去除;文件大小是否符合要求;上传至档案网络管理系统的图像文件大小一般控制在200K以下,对于同一文件名下的多页文件,则制作成一个PDF文件。

7、数据备份:

⑴ 纸质档案数字化转换验收合格的完整数据应及时进行备份。

⑵ 备份采取本地移动硬盘、光盘,异地网络硬盘同时进行,最大限度保证数据的长期完好保存,不允许用软盘作为长期存储数据的载体。

⑶ 备份过程中也应进行备份质量的检查。备份质量检查的内容有图像文件能否打开、图像信息是否完整、文件数目是否准确等。

⑷ 数据备份后应在载体上标注好盘内文件内容、类别、存入日期及磁盘编号等,如要保密还要标明密级。

⑸ 认真填写《档案数字化备份登记表》。

8、成果管理:

⑴ 定期对数据库服务器、档案网络管理系统进行维护,确保数据安全、完整和长期可用。

⑵ 档案数字化成果提供网上检索利用时,应有制作单位的电子水印,并根据具体情况分别采用不同的数据格式。

二、声像档案

1、照片档案数字化应采用扫描方式进行。

2、彩色照片扫描类型采用“百万种颜色”模式;黑白照片扫描类型采用“灰度”模式。

3、待扫照片保存为两套,扫描仪分辨率为300DPI的照片用于网络浏览,分辨率为600DPI的照片备份保存,部分珍贵照片可采用1200DPI或更高分辨率备份保存(便于日后做展览用)。

4、扫描后的照片应保存为JPEG格式,缩放比应为100%。

5、数码相机拍摄的照片像素应在300万以上,保存为JPEG格式。

6、上传至档案网络管理系统的照片图像文件大小一般控制在400K以下。

7、录音带数字化应选用 44.1KHz作为采样标准,存储格式应为WAV或MP3。

8、录像带数字化的数据传输率应不低于4Mb/s,采用 MPEG2 压缩存储标准。

9、VCD、DVD碟片根据需要可转为光盘镜像文件保存在本、异地硬盘上,或另行刻录光盘保存。

10、 声像档案数字化工作其余处理可参照纸质档案执行。