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中国地质大学(武汉)出版类档案管理实施细则(试行)

来源:   作者:  发表日期:2017-04-27  阅读次数:

第一章 总则

第一条 为了提高学校出版类档案(以下简称出版档案)的工作质量和管理水平,有效地收集和利用出版档案,充分发挥出版档案为学校和社会服务的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国著作权法》、《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》和《出版社书稿档案管理办法》等法律、法规,结合本校实际,特制定本实施细则。

第二条 出版档案是指本校编辑出版的报纸、刊物、图书、音像、电子等出版物活动中直接形成的,具有保存价值的文字、图表、声像、电子等载体的文件材料。

第三条 出版档案必须实行集中统一管理,以确保其完整、准确、系统和安全,有利于开发利用。

第四条 出版档案是国家科学文化和学校教学科研发展的历史记录,是高校档案的重要组成部分。出版档案工作要纳入出版编辑单位的管理制度,纳入出版工作计划和规划,纳入各社、部(室)负责人和责任编辑、出版印制人员的职责范围。出版、编辑部门在布置计划、检查、总结、验收工作时,要同时布置计划、检查、总结、验收出版档案工作。

第二章 管理机构及其职责

第五条 学校档案馆、出版社、期刊社共同构成学校出版档案工作系统,互相配合完成学校出版档案工作任务。

第六条 档案馆是学校出版档案的业务主管部门,其主要职责如下:

(一)根据国家有关出版工作的方针、政策和法规,制定本校出版档案工作的各种规章制度;

(二)指导、监督、检查、协助出版部门做好出版物文件材料的形成、积累和整理归档工作;

(三)负责出版档案的接收、保管、鉴定、统计、利用等业务工作。

第七条 出版社是学校出版工作的职能管理部门,其主要职责如下:

(一)贯彻执行国家关于档案工作的法律、法规和规定,制定和健全有关管理制度,确保出版档案工作纳入出版工作的规划、计划和议事日程;纳入工作人员职责范围,并监督有关部门执行;

(二)负责收集、整理、分类、鉴定、统计“中国地质大学(武汉)出版类档案归档范围和保管期限表”(见附件)中的“CB11综合“和“CB14书稿“部分档案;

(三)对来自各业务部门出版档案的形成、积累、整理等业务工作进行检查、监督和指导;

(四)接受档案馆的业务指导和监督检查。

第八条 期刊社是学校期刊编辑的职能管理部门,其主要职责如下:

(一)贯彻执行国家关于档案工作的法律、法规和规定,制定和健全有关档案管理制度;

(二)负责收集、整理、分类、鉴定、统计“中国地质大学(武汉)出版类档案归档范围和保管期限表”(见附件)中的“CB13 刊物”部分档案;

(三)接受档案馆的业务指导和监督检查。

第九条 出版社、期刊社、各编辑部门专(兼)职档案员主要职责:

(一)在部门负责人的领导下,做好出版档案材料的平时积累工作。

(二)检查接收归档的材料是否完整、系统、准确,组件是否符合要求。将已收集齐全的文件按规定装订后,按时向档案馆移交。

第三章 归档范围的确定

第十条 出版档案归档原则:

(一)归档的编辑出版管理和出版活动中形成的文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用,必须反映编辑出版管理和出版活动的全过程,保证完整、准确、系统;

(二)归档的出版文件材料必须遵循其自然形成规律,保持有机联系,特别注意出版材料的成套性特点。

第十一条 归档的主要内容包括综合管理、出版物编审及出版等方面的内容。具体范围见附件一。

第十二条 归档的重点是出版活动各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料,尤其是出版物本身。

第十三条 不归档的文件材料

(一)上级机关有关出版的普发(非专指高校)、不办的文件;

(二)未生效的合同、协议书;

(三)不退、不用的稿件,非定稿的稿件;

(四)重份文件及校内单位发来的文件;

(五)无查考价值的事务性、临时性函件;

(六)校外单位交换来的材料。

第四章 文件材料的部门立卷及整理组卷

第十四条 档案馆、出版社、期刊社、出有刊物的各单位要相互配合,按照编辑出版管理和出版工作程序,建立健全出版文件材料的形成、积累、整理、立卷归档制度,确保出版归档文件材料的完整、准确、系统。

(一)出版社、期刊社、出有刊物的各单位,要有一位负责人分管出版档案工作,并确定适当的专(兼)职档案人员,协同档案馆认真做好出版档案的收集、整立卷、归档工作;

(二)出版社、期刊社、出有刊物的各单位均为立卷单位,分工归口立卷,各立卷单位根据历年管理性文件材料、出版的样书、刊物等形成的规律,做好收集整理工作;

(三)出版社出版物出版之前,总编室的兼职档案员应按《中国地质大学(武汉)出版档案归档范围和保管期限表》(见附件)中的“CB11综合”和“CB14 书稿”部分的归档范围收集、积累材料,并随时检查归档材料是否完整、系统、准确;

(四)出版社出版物出版后,各业务工作部门的兼职档案员必须将收集、积累的材料加以分类、整理,按文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,放入案卷内,拟出标题,经部门负责人和出版档案管理员检查后立卷归档;

(五)期刊社期刊编辑完成后,各编辑部的兼职档案员按照《中国地质大学(武汉)出版档案归档范围和保管期限表》(见附件)中的“CB11综合”部分的第7条和“CB13刊物”部分的范围收集、立卷归档;

(六)学校档案馆依法对出版管理部门的文件材料的立卷工作进行业务指导、监督和检查。

第十五条 出版物、报刊出版后,出版社、期刊社、有刊物的各院、系、所按要求对出版文件材料整理组卷,案卷应符合以下要求:

(一)出版档案以出版物名称立卷,一书一刊立一卷或数卷;期刊视情况几期一卷,注意分清年度,不可混年立卷,跨年度的出版档案,放在出版物的出版年度立卷;

(二)出版档案内的原稿、清样,均须除去金属物,修补破损处,卷内密不可分的文件材料按正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;批复在前,请示、报告在后的顺序排列。其他的文件材料按时间顺序排列;

(三)卷内材料以左下方对齐,在左侧装订。照片和不便装订的手迹,应放在特制的小纸袋内装订;装订线外有重要批注的,须进行贴边处理;

(四)按卷内文件顺序编排页号,无论单面或双面只要有书写文字均应一面编写一个页号,页号位置在非装订线一侧的正面的右上角,背面的左上角,用铅笔书写;

(五)拟写案卷标题并录入档案管理软件中,完成案卷级和文件级目录的著录。案卷标题要求结构完整,一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称(文种)。除会议文件外,不得用“xxx文件材料”。中文标题控制在50个字符之内。外文标题控制在100个字符之内;

(六)利用档案管理软件著录并打印卷内文件目录和备考表。

第五章 归档要求

第十六条 出版档案按出版年度归档。跨年度的出版档案,应在出版物出版年度内归档。

第十七条 归档文件材料如有电子版,必须同纸质文件材料一同归档,其电子文件按《中国地质大学(武汉)电子文件归档办法》的要求执行。

第十八条 出版档案归档时必须填写移交目录,一式二份(格式见附表二和附表三),经档案馆验收核对,双方签字,各持一份备查,同时提供移交目录的电子档。

第十九条 归档时间:

(一)出版社和期刊社管理性文件材料(见附件中“CB11综合“)应在次年四月底前向档案馆归档;

(二)出版社总编辑室应在出书后三个月内将完整的出版档案向档案馆归档;

(三)期刊社应在次年四月底前向档案馆归档;

(四)校报、出有刊物的各院、系、所应在次年四月底前向档案馆归档。

第六章 档案的管理

第二十条 档案馆对收集的出版档案按照规定进行分类、编目、著录、排架、保管。

(一)参照《高等学校档案实体分类法》结合我校实际进行分类标引,给出检索分类号;

(二)根据出版档案的内容构成和形成特点,编制用于组成档号的二级类目代号简表;

(三)出版类档案档号为:年度号+出版档案分类号+案卷号,案卷号按最下位类目流水,年度用出版物的出版年度。

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(四)按照《中国地质大学(武汉)归档文件整理规则(按卷整理)》对归档文件进行编目、著录、装盒;

(五)将整理完毕的出版档案入库,并按档号顺序排架;

(六)出版档案的保管。按《高等学校档案部门业务建设规范》第九条执行。

第二十一条 出版档案保管期限的确定。根据出版物的历史价值、科学价值和使用价值,保管期限分永久、长期、短期三种。到期经过鉴定,根据价值和需要,也可以对保管期限的升降进行适当的调整。

第二十二条 不同载体的音像出版物、电子出版物按《中国地质大学(武汉)声像档案管理办法》(另订)和《中国地质大学(武汉)电子档案管理办法》的要求管理。音像出版物、电子出版物本身应设专柜保存,并注明参见号。

第二十三条 出版档案的鉴定和销毁。对保管期限已满的出版档案,各归口立卷单位会同档案馆进行鉴定,对已失去保存价值的档案,登记造册报主管校长批准后,方可销毁。销毁档案时,必须有两人监销,并在销毁清册上签名。

第二十四条 出版的统计。按《高等学校档案部门业务建设规范》第10条执行。

第七章 档案的开发利用

第二十五条 借阅

(一)出版档案开放的原则及借阅手续均按《中国地质大学档案管理办法》,国家档案局、国家科委《开放利用科学技术档案信息资源暂行办法》执行;

(二)出版档案在一定时期内须保密或控制使用的部分,特别是专家审稿意见,应严格划清界限,规定不同要求,利用时经过档案馆领导或出版、编辑部门负责人批准。

第二十六条 档案馆定期编辑出版档案汇编或内容摘要,在学校内部提供利用,并有选择地进行外部交流。

第八章 附则

第二十七条 本办法由学校档案馆负责解释。

第二十八条 本办法自公布之日起施行。

附表一: 出版档案归档范围和保管期限表

附表二: 出版档案案卷归档移交目录

附表三: 出版档案文件归档移交目录

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