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中国地质大学(武汉)仪器设备档案管理实施细则(试行)

来源:   作者:  发表日期:2017-04-27  阅读次数:

第一章 总则

第一条 为提高学校仪器设备档案(以下简称设备档案)管理的质量和水平,逐步实现设备档案管理的规范化,充分发挥设备档案在教学、科研中的作用,并为考核设备管理工作提供依据,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》和《中国地质大学(武汉)大型仪器设备管理实施办法》等规定,结合学校实际,制定本实施细则。

第二条 设备档案是指作为学校固定资产的价值10万元以上(含10万元)的仪器、设备,在其购置、验收、调试、运行、维修、改造、报废等全部活动过程中直接形成的具有保存利用价值的文字、图样、声像等不同载体的材料以及随机文件材料。

第三条 设备档案是设备在购置、使用、维修和改造工作中的真实记录,是国家的重要技术储备,是学校仪器、设备管理工作的组成部分和重要环节,也是开发和利用设备资源的必要条件。设备档案工作必须纳入学校设备管理工作之中,与设备计划管理、设备采购供应与设备使用等工作紧密结合,学校必须予以重视,实施科学有效地管理。

第四条 设备档案必须坚持集中统一管理的原则,确保设备档案的完整、系统、准确和安全,便于开发利用。

第二章 管理机构及其职责

第五条 设备档案管理按照分级归档、妥善保管、充分利用的原则,贵重仪器设备(10万元以上的仪器设备),按照校档案馆、设备管理部门(实验室设备处和资产管理处)、各设备使用单位三级管理。

第六条 档案馆是学校设备档案的业务主管部门,其主要职责如下:

(一)宣传、贯彻国家关于档案工作的法政策和规定,制定设备档案工作各项管理制度;

(二)指导、监督、检查、协助设备管理部门和设备使用单位做好设备文件材料的形成、积累和整理归档工作,检查验收档案是否完整、准确和系统;

(三)负责设备档案(价值10万元以上)的接收、整理、保管、组织鉴定、统计和利用等业务工作,并参加重大设备的开箱验收工作;

(四)对全校专(兼)职档案员进行档案业务指导及业务培训;

(五)积极组织开发利用设备档案资源,充分发挥其作用。

第七条 实验室设备处作为学校设备管理部门,其主要职责如下:

(一)建立和健全有关管理制度,确保设备档案工作全面纳入设备计划、采购、管理工作之中,并监督各设备使用部门执行;

(二)必须有一名处长分管设备档案工作,并指派专(兼)职档案员进行学校设备文件的管理工作;

(三)参与申购大型仪器设备的可行性论证、招标采购及验收工作;

(四)负责学校设备文件材料的形成、积累、汇总、整理等工作,并按规定时间向学校档案馆移交。

第八条 资产管理处作为学校组织设备政府采购和招投标工作的管理部门,其主要职责如下:

(一)建立和健全有关管理制度,负责审批设备政府采购方式,并组织招投标工作;

(二)负责仪器设备在申报、审批、招投标环节的文件材料的收集、整理、归档工作;

(三)负责仪器设备的统计管理及其相关文件的收集、整理、归档工作。

第九条 设备使用部门职责:

(一)组织实施学校有关大型仪器设备管理制度,负责落实大型仪器设备技术与管理人员及专(兼)职档案员的配备;

(二)制定完善的仪器设备使用手册和操作规范,建立健全的仪器设备使用管理制度和技术档案,认真做好仪器设备使用记录(包括安装调试、验收、使用、维护、故障、维修记录),确保记录内容完整、规范;

(三)做好本单位仪器设备文件材料的形成积累工作;

(四)参加仪器设备的验收和本校研制的仪器设备的鉴定、验收工作;

(五)接受档案馆的业务指导和监督检查。

第十条 专(兼)职档案人员职责:

(一)督促相关技术人员形成和积累设备文件材料,并定期收集;

(二)按设备计划、采购供应工作的程序,形成、积累设备管理技术文件材料;

(三)对收集、积累的设备文件材料按要求整理、组卷并及时向档案馆归档。

第三章 归档范围的确定

第十一条 设备档案归档原则:

(一)对学校和社会具有参考作用、凭证作用和研究价值;

(二)归档的文件材料必须反映设备管理和仪器设备从申购到改造的全过程,保证完整、准确、系统,并遵循其自然形成规律、与实物一致并有成套性;

(三)作为学校固定资产的各种国产、进口的高、精、尖、新、稀的仪器设备均需归档(价值在10万元以上含10万元),价值在10万元以下的仪器设备,其档案由使用单位保存和管理。

第十二条 归档的主要内容包括综合管理、仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等六个方面,具体范围见附表一。

第十三条 本校自制、作为学校固定资产符合建档条件的仪器设备,除研制文件材料作为科研成果归入科研类档案外,其余均按仪器设备类档案要求处理。

第十条 不归档的文件材料

(一)上级普发(非专指高校)、不办的文件;

(二)未定稿的管理性文件材料;

(三)未生效的合同、协议书;

(四)重份文件、校内单位发来的文件;

(五)无查考价值的一般性函件;

(六)仪器设备广告、宣传材料、定货会、展销会宣传品等;

第四章 文件材料的部门立卷及整理组卷

第十四条 坚持设备文件材料由形成部门立卷的原则。

(一)实验室设备处、资产管理处、各设备使用单位是学校设备文件材料的形成积累、汇总部门,应指定专人负责设备文件的收集、积累、管理工作;

(二)从申购设备到验收完毕(进口设备到索赔期满)过程中的管理性文件和技术性文件,均归口实验室设备处负责收集、积累、整理组卷,过程结束后移交档案馆;

(三)从申购设备到验收完毕过程中;

(四)设备保管使用部门负责设备随机文件材料以及设备开箱、调试验收、使用记录等文件的收集、积累并及时整理登记,建立健全仪器设备技术档案;

(五)学校各级设备使用单位的负责人,要认真抓好设备文件材料的形成、积累、管理的工作,科技人员和实验人员要爱护设备的技术文件,对设备的使用、维修、改造做到有活动就有完整的记录,确保设备文件的完整、系统、准确;

(六)仪器设备档案员应负责做好设备文件材料的积累、整理分类、编目、装订、保管工作,并按要求向学校档案馆移交;

(七)学校档案馆随时了解、督促、检查、指导专(兼)职档案员做好设备文件材料的积累工作。

第十五条 设备验收完成和进口设备索赔期满后,实验室设备处的专(兼)职档案员应及时将形成的设备管理文件材料收集整理组卷。在坚持文件之间有机联系和便于利用查找的组卷原则下,将每项设备的文件材料进行系统管理,整理成一个或若干个案卷。

(一)将最能反映设备购置概况的文件材料,如申购报告、批复文件,论证文件,投资文件,订购合同,验收报告,索赔文件等整理组成案卷,排放在各卷之首,其余设备技术文件材料按设备的工作程序及重要程度,依次系统排列;

(二)设备文件材料中的非纸质载体材料,除密不可分者外,应放入特殊载体档案的专柜保管,并按要求标明参见号;

(三)底图等特殊形状不能与其它文字材料一起存放的材料可单独立卷保管,但应在文字材料中注明参见号,卷内的文件材料按文字材料在前,图表在后的要求排列;

(四)拆除卷内文件中的金属物,用线装订,对破损的文件材料进行修补,对引进设备中专用文件夹,可以保持原状;

(五)各种材料大小为A4标准纸,图件按此规格叠成手风琴式,图名、图签折在外面;

(六)设备文件材料,必须用钢笔书写,严禁用园珠笔、水彩笔。要求字迹工整,图样清晰;

(七)全部设备文件无论单面或双面只要有书写符号,每面均为一页编写页号,页号位置在非装订线一侧的下角,对不装订卷在每件文件上加盖件号章并依次编写件号;

(八)归档的案卷必须填写卷内目录和备考表。卷内目录可打印或用钢笔正楷填写,字迹工整、清晰,文面要整洁,不得涂改。每个案卷组成以后,都应填写备考表,写明案卷内图纸和文件材料的页数,日后案卷内的图纸和文字材料需要变更、修改时,由档案管理人员随时在备考表中加以注明。

第五章 归档要求

第十六条 为保证设备档案的完整性、准确性、系统性,又避免不必要的重复,对设备档案的归档提出如下要求:

(一)归档的重点是价值在10万元以上(含10万元)的仪器设备项目;

(二)设备文件材料一般归档一份,重要和经常使用的应酌加副本;

(三)同一型号的仪器设备,只需向档案馆移交一份完整、准确、系统的技术资料,其余由设备使用部门保管利用;

(四)对于首次订购的仪器设备,在经费许可的情况下尽可能订购两套技术资料,一套向档案馆归档,一套由使用单位保管利用;

(五)对本校只有一套的技术资料,原件一律交档案馆保管,使用单位可借阅或自行复印。

第十七条 设备档案的案卷质量应符合《中国地质大学(武汉)档案案卷质量要求》。

第十八条 设备档案中的声像材料(包括照片、底片、录音带、录像带等)按《中国地质大学(武汉)声像档案管理办法》的要求管理。

第十九条 归档文件材料如有电子版,必须同纸质文件材料一同归档,其电子文件按《中国地质大学(武汉)电子文件归档办法》的要求执行。

第二十条 设备档案归档时必须填写移交目录,一式二份(格式见附表二),经档案馆验收核对,双方签字,各持一份备查,同时提供移交目录的电子档。

第二十一条 归档时间:

(一)《设备档案归档范围及保管期限表》中“SB11 综合”部分,每年四月底前归档;

(二)《设备档案归档范围及保管期限表》中“SB12 综合”部分,项目验收合格后每年四月底前归档;

第六章 档案的管理

第二十二条 档案馆对收集的设备档案按照规定进行分类、编目、著录、排架、保管。

(一)参照《高等学校档案实体分类法》结合我校实际进行分类标引,给出检索分类号;

(二)根据设备档案文件材料的内容构成和形成特点,并参照中国人民共和国教育部二000年五月编制的高等学校固定资产分类及编码,自行按设备种类或型号编制用于档号的二级类目代号简表;

(三)仪器设备类档案档号为:年度号+设备档案分类号+案卷号。案卷号按最下位类目流水编号,年度号采用仪器设备验收的年度。

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(四)按照《中国地质大学(武汉)归档文件整理规则(按卷整理)》对归档文件进行编目、著录、装盒;

(五)将整理完毕的设备档案入库,并按档号顺序排架。

(六)设备档案的保管。按《高等学校档案部门业务建设规范》第九条执行。

第二十三条 重大设备(指x万元及其以上的设备)的开箱验收必须有档案馆参加,从事监督、检查、指导设备文字材料和技术文件的清点、验收工作,并在验收记录上签字盖章。对文字材料和技术文件不全的设备,有权拒绝签字并通知财务部门暂缓结算,待设备订购部门让厂家补齐后,方可办理相应手续。

第二十四条 设备档案保管期限的确定。对最能反映设备购置概况的和设备技术性能的文件材料,如申购文件、论证文件、索赔文件等,定为长期保管,设备随机文件和使用、维修、改造等文件,原则上随设备而存在,保存期限定为与设备共存。

第二十五条 设备档案的鉴定和销毁。仪器设备经校领导批准作为降档使用、报废或调出学校时。由实验室设备处组织熟悉专业的科技人员对档案进行鉴定,然后确定档案移动、销毁或随机调出的处理方式,报校领导批准后实施。销毁时应指定监督人员,并在销毁清册上签字。

第二十六条 设备档案的密级,除自制设备的科研部分随科研成果档案定密级外,设备档案文件原则上无密级。

第二十七条 设备档案的统计。按《高等学校档案部门业务建设规范》第10条执行。

第七章 档案的开发利用

第二十八条 凡利用馆(室)藏仪器设备档案,均应按规定办理利用手续,对校外单位和有关人员还应按照国家规定收费。对借出设备档案,档案部门要定期催还(期限一般为一个月),发现损坏或丢失,应写出书面报告,根据不同情况,报学校按规定处理。

第二十九条 档案馆工作人员要熟悉馆藏,当好领导和有关部门的助手和参谋。指导利用者使用各种检索工具,回答利用者提出的问题。

第三十条 努力提高档案人员的业务素质,发挥档案人员熟悉和掌握学校设备分布情况和技术状态的优势,为科技人员牵线搭桥,充分发挥学校设备潜力,提高设备利用率,提高经济效益。

第八章 附则

第三十一条 本办法由学校档案馆负责解释。

第三十二条 本办法自公布之日起施行。

附表一: 仪器设备档案归档范围和保管期限表

附表二: 仪器设备档案归档移交清单

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