关于2019年新生学籍档案核查、归档的通知

各学院（研究生培养单位）：

根据《普通高等学校学生管理规定》（教育部令第41号）、《中国地质大学学生管理规定》（地大发〔2017〕29号）和《中国地质大学研究生学籍管理办法（修订）》（地大发〔2019〕26号）等相关规定，新生档案清点、核查是学生入学资格审查和复查（入学后3个月内）的重要内容。

经档案馆、学生工作处、研究生院共同研究，现就2019年新生学籍档案核查、归档工作通知如下：

一、工作依据

《普通高等学校学生管理规定》（教育部令第41号）第三章第十一条规定：学生入学后，学校应当在3个月内按照国家招生规定进行复查。复查内容主要包括以下方面：（一）录取手续及程序等是否合乎国家招生规定；（二）所获得的录取资格是否真实、合乎相关规定；（三）本人及身份证明与录取通知、考生档案等是否一致；（四）身心健康状况是否符合报考专业或者专业类别体检要求，能否保证在校正常学习、生活；（五）艺术、体育等特殊类型录取学生的专业水平是否符合录取要求。

《中国地质大学学生管理规定》（地大发〔2017〕29号）第三章第一节第十条规定：学校在报到时对新生的入学资格进行初步审查，审查合格的办理入学手续，予以注册学籍；第十二条：学生入学后3个月内，学校按照国家招生规定对新生进行复查。

《中国地质大学研究生学籍管理办法（修订）》（地大发〔2019〕26号）第二章第五条的规定：新生在报到时，由培养单位对其入学资格进行初步审查，内容包括考生信息、证明材料是否与本人实际情况相符；第二章第六条：新生入学后的3个月内，各培养单位按照研究生院提供的合格录取考生信息对其进行复查。复查内容主要包括：本人及身份证明与录取通知、考生档案等是否一致。

二、归档范围

全日制本科生、全日制非定向研究生（含博士生）、非全日制非定向研究生（含博士生）、少数民族高层次骨干人才计划全日制非在职研究生。

三、归档时间

请各单位及时前来档案馆领取档案袋和归档清单（研究生培养单位同时领取本校升学的学生档案）。领取材料请先致电67885116，档案馆将清点各单位所需材料份数，提前做好准备工作。

本科新生学籍档案核查、归档工作由各学院学工组完成，由新生辅导员负责，并在11月30日前完成归档工作。

研究生新生学籍档案核查、归档工作由各培养单位完成，由研究生秘书负责，并在9月20日前完成归档工作。

四、相关要求及注意事项

1.加强领导。请各学院（研究生培养单位）建立工作专班，明确分管领导和具体负责人，协调好本科生、研究生各项归档材料核查、归档工作，确保准确、高效、顺畅。归档清单由分管领导签字。

2.高度重视。学籍档案核查是学校招生的重要环节，涉及学校招生安全稳定，各学院（研究生培养单位）要高度重视、认真对待。工作专班在档案清点、核查过程中，发现新生本人和档案材料不符、档案造假或存疑等情况，请及时上报学生工作处招生办公室或研究生院招生办公室，予以及时处置。档案应到学校而未到校的，应及时通知新生本人，限期转递档案材料。

3.信息准确。学生的每一份材料都要认真核对姓名、学号，确保信息准确无误，避免错装、漏装、混装；归档材料与归档清单一一核对，做好标记。《归档清单》请在档案馆网站—下载专区——学生档案板块下载。

4.党员材料。按照党委组织部《关于做好2019级新生党员组织关系接收和新生党员教育管理工作的通知》相关要求整理归档。

5.清单归档及数据维护。《归档清单》一式两份，各归档单位和档案馆各留一份，用于存档。归档清单EXCEL电子档发送至档案馆人事档案科rds@cug.edu.cn，用于学生档案管理信息系统的数据导入和更新。

特此通知。

档案馆        学生工作处        研究生院

2019年9月11日