关于做好2016年研究生学位论文及答辩材料归档工作的通知

编辑：时间：2016-05-10 浏览：

三、归档要求：

(一)毕业研究生

（1）论文未申请定密及申请定密但未获批准的研究生，在毕业答辩完毕或获知校保密委员会定密意见后到离校前，必须根据图书馆《关于研究生提交电子版学位论文的通知》规定，向校图书馆提交论文的电子文档；

（2）论文经校保密委员会核定涉密的研究生，需将填写好的《涉密学位论文上网著录单》（格式见附件17）和论文的电子文档刻录成光盘。提交的涉密论文电子版内容、格式应与印刷本完全一致，并要求提供word和PDF两种格式，有扫描的手写签字的授权页，与纸本一致；文件名为中国高校图书馆的代码24206+学号+姓名，例：24206220****22李*敏；

（3）各研究生毕业答辩完毕后，按《研究生学位论文及答辩材料归档暂行规定》（学位授予决定除外）收集整理研究生学位论文答辩档案材料，剔除不属于归档范围的材料，并按规定胶装，要求如下：

①胶装封面格式见附件1（封面格式不得擅自更改），封面用纸统一为157克纯白色较硬纸张，封面上所有需填写的内容一律打印不得手写，毕业生按照自己的培养类别在封面括号处填写“学生类别”（类别为：全日制专业硕士、全日制学术硕士、博士、同等学力硕士、同等学力博士、工程硕士、高校教师硕士、工商管理硕士（MBA）、公共管理硕士（MPA）等）;

②目录格式见附件2——附件10，毕业生按照培养类别选择自己所属的对应目录，并按照目录上给出的顺序排列文件，然后进行胶装，并编写页码（注：封面和目录不包含在编页码的范围内，从文件的第一页开始编写页码，要求字迹工整，统一使用黑色水芯笔，有字的一面算一页，没有字的无需编页码）。页码编写完后将每一类文件所对应的第一页页号填入目录后的括号内（注：如果文件中有非目录中所需要的文件，学生可自行在目录最后添加标题，并将这些非目录中所需要的文件一律放在最后，不得影响其他文件的排序，如果存在目录中缺少的材料，必须在该材料目录后的括号内标注“×”）；

③用于粘贴的成绩单必须是答辩专用成绩单，学生不得将裁剪过的成绩单粘贴进《学位申请及评定书》中；

④所提交的答辩材料，盖章和签字的部分必须清晰不得缺漏。

（4）毕业研究生离校前，将纸质论文、光盘（仅涉密论文学生提交，并确保光盘质量优良）和胶装的答辩材料各一份，送交本院研究生秘书，学位论文电子版与纸本版内容要求一致。将以上材料经研究生秘书验收合格后方可获准在《研究生离校手续单》上盖章。

（二）研究生秘书

1、研究生秘书对研究生送交的纸质论文、胶装学位论文答辩材料和涉密光盘进行验收，合格后（一定要确认光盘能顺利打开），方可在《研究生离校手续单》上加盖各院系《研究生论文档案验收专用章》。

2、各学院研究生秘书将毕业生“学位授予决定”按要求胶装，要求如下：

（1）封面及目录格式见附件11和附件12，封面用纸统一为157克纯白色较硬纸张，所填项目需打印不能手写；

（2）按照学生学号从小到大排列文件，一个培养单位装订成一册；

（3）该目录的电子档与纸质档案一起向档案馆移交。

3、各学院研究生秘书将所有材料按要求收集齐全后，登陆档案馆网页或研究生院网页，下载并填写《优秀及涉密硕士研究生学位论文（光盘）移交目录》（见附件14）、《博士研究生学位论文及答辩材料移交目录》（见附件15）、《硕士研究生答辩材料移交目录》（见附件16），打印一式两份签字盖章移交档案馆（同时提交电子档至81775783@qq.com）。

4、各学院研究生秘书下载并填写《普通硕士研究生学位论文移交目录》（见附件13），打印一式两份签字盖章移交图书馆。

5、学位论文及答辩材料按照各移交目录中的顺序分别排放，于学生毕业次月（即上半年毕业生为当年7月—9月，下半年毕业生为当年12月—次年1月前）移交档案馆收集指导室。

6、档案馆将根据“学位授予决定”目录核对归档材料，对缺归、漏归的学位论文及答辩材料研究生秘书要及时补归，确实无法归档的要做出书面说明。

7、外国留学研究生，其毕业论文及答辩材料的归档要求和流程与本国研究生一样。

四、联系人及联系方式

1、图书馆

联系人：黄晓红地址：图书馆一层102采访室电话：67883147

2、档案馆

联系人：郭亚文地址：档案馆二楼B207室电话：67883826

五、附件

附件1：研究生学位论文答辩评审材料封面

附件2：全日制专业硕士学位论文答辩评审材料目录