按照学校毕业生工作统一部署，为保障毕业生档案材料及时、准确、高效、有序归档，保证毕业生档案及时邮寄到派遣单位，现将归档工作相关注意事项提示如下：
一、归档安排
毕业生归档工作在时间安排上采取“集中归档，自选预约”的方式进行。具体预约时间另行通知。各教学科研单位到档案馆归档前，先将学生在校期间的各项材料装入档案馆提供的“学生毕业阶段材料袋”内，与图书档案与文博部学生档案科（67885116）预约归档时间。
二、归档地点
南望山校区东区档案馆服务大厅（档案馆一楼西侧）。
三、相关要求及归档注意事项
1.加强领导。请各教学科研单位建立工作专班，明确分管领导和具体负责人，协调好本科生、研究生各项归档材料的统筹工作，确保准确、高效、顺畅。
2.信息准确。学生的每一份材料都要认真核对姓名、学号，确保信息准确无误避免错装、漏装、混装。学生档案科工作人员与各教学科研单位装档老师，对毕业材料袋逐一清点，现场形成归档清单，双方签字确认。各教学科研单位无需提前准备归档清单，也不用将纸质清单电子化。
3.材料齐全。本科生和研究生必归材料有：
本科生：毕业生登记表、成绩单、授予学位证明书（派遣通知书如有则装）；
研究生：研究生入学登记表、毕业生登记表、学位申请及评定书、授予学位决定（派遣通知书如有则装）。
《毕业生登记表》一式两份均为原件，其中一份原件归入学生个人档案，随学生个人档案寄至用人单位或人才市场；另一份原件留档案馆永久保存，归档时间及相关要求参见《档案法普法手册及执法方案（教学科研型单位）》。
4.按序清点。将必归材料齐全的封口档案袋，和未封口的待完善档案袋，分开排放。
5.党员材料。党组织关系须转出校外的毕业生，其预备党员材料须同上述材料一并归档寄出。院内升学的预备党员或原单位转正的流动党员，其预备党员材料不归档。正式党员的入党材料由组织部审核后归档。
6.分批邮寄。因用人单位以收到毕业生档案作为起薪的必要条件，故我校分两批寄发档案。第一批寄发以已明确具体就业单位的毕业生档案。只要必归材料齐全、装袋封口具备寄发基本条件，学生档案科将严格依据学生就业指导处提供的确定寄发方案（派遣单位，收件地址、收件人、电话），集中尽快寄出。必归材料尚不齐全的，不具备寄发基本条件，档案系统不能录入寄发信息，待必备材料装齐后第二批寄发。无论邮寄地址是否变更，第二批寄发档案都需要学生经由就业指导处向学生档案科重新发送邮寄信息。
根据近年档案妥投和拒收的情况，寄往高校的档案因地址问题未妥投情况较多。学生向就业指导处提交邮寄信息时，升学需要写到具体录取学院、研究所或招生办公室，就业需写到人事处，只写某某大学收或某大学档案馆收的档案，均被退回。
7.毕业生人事档案去向查询。
自2006届毕业生起，我校毕业生档案去向支持在线查询。根据《关于高校毕业生档案转递有关事项的通知》（教学厅函﹝2015﹞39号）的规定，毕业生档案经由邮政EMS标准快递寄出。毕业生可以通过档案馆主页、地大档案微信公众号进行快递单号查询，根据查询结果，在EMS网站或其他平台查询派件进度。具体方法为：
进入中国地质大学(武汉)档案馆主页http://dag.cug.edu.cn：
进入档案查询页面后，在相应的位置输入学号、18位身份证号，可以查到EMS邮件号。
关注中国地质大学（武汉）档案馆微信公众号，搜索“南望兰台”，添加关注。
点击“业务办理”进入“毕业生档案去向”进入档案查询页面，在相应的位置输入学号、18位身份证号，可以查到EMS邮件号。
档案寄发、投递、反馈需要一定周期，对查询结果有疑问，请致电027-67885116，咨询档案馆工作人员帮助查询。
图书档案与文博部
2025年5月9日
