在《普通高等学校档案管理办法》中指出：“高等学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，各高等学校必须把档案工作纳入学校整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理”。为此，在《档案法》的指引下，建立档案工作的岗位职责范围，请各级领导和专兼职档案工作者认真执行。
一、体制、机构和职责范围
1、全校的档案工作应由—名校长或副校长分管。学校档案馆是学校的二级机构，它既是学校档案工作的职能部门，又是永久保存和提供利用开发本校档案的科学文化事业机构。它负有对全校档案工作统筹规划，制定制度，统一管理，实行指导、监督与检查的责任。
2、根据《普通高等学校档案管理办法》规定，档案馆应设正、副馆长。各系（处）、部、办、委的档案工作除有一名领导同志分管外，还应有1-2名专职档案员，具体负责本单位档案的收集、整理、立卷，归档和移交工作。
3、学校的附属工厂、医院、中、小学等单位的档案工作受主管部门和学校档案馆的双重领导。档案分开管理。
4、档案馆的职责范围
(1)贯彻执行和宣传《档案法》及国家有关档案工作的法令、政策和规章制度。努力完成上级和学校领导下达的各项任务。
(2)根据党和国家的路线、方针、政策，结合学校的中心工作，拟定出本校档案工作的方针和任务，制定我校档案工作的规章制度；规划全校的档案工作。
(3)负责全校档案(除人事档案)的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研工作。对全校各职能部门的归档工作进行业务指导和监督。
(4)集中保管全校的各类档案(有些职能部门为了工作方便留存—部分文件只能留复印件)。档案馆创造良好服务条件，积极、热情地提供服务。
(5)积极开发档案信息资源，进行档案信息交流，提高档案利用率和效益，更好地为发展档案事业与社会主义建设服务，为学校的建设、教学、科研服务。
(6)负责组织专(兼)职档案员学习档案业务知识，提高档案人员的业务素质。
(7)组织、指导档案工作理论研讨会，逐步实现档案管理系统化，标准化，科学化，尽快实现档案管理工作现代化。
(8)组织档案的编研工作，积极开发二次、三次文献，为学校中心工作服务。
(9)做好各类档案的保密与安全工作。
(10)提出鉴定档案的原则和标准，研究和审查有关档案保存价值，保管期限。
二、分管档案工作的校长
l、分管档案工作的校长要把档案工作纳入自己的工作议程，主动积极关心、指导学校档案工作。
2、参加全校性的档案工作会议，经常对学校档案工作提出指导性意见，及时解决档案工作中提出的问题和困难。
3、认真听取档案工作部门的汇报，并把上级要求与学校实际结合起来。审查学校档案工作的计划、报告和规章制度。
三、分管档案工作的系、处领导
l、分管档案工作的系、处领导对档案工作应负的职责基本与分管校长相同，只是职责范围有别。
2、参加学校召开的重要档案工作会议。积极支持、配合档案部门的工作。
3、加强与校档案馆的联系，共同做好业务指导工作，督促检查评比工作，保证归档档案的质量。
4、具体领导本部门专(兼)职档案员进行立卷、归档工作。听取他们的汇报，帮助他们解决工作中的困难。
5、对本部门立卷的档案进行审定、签字，把好立卷质量关。
四、校档案馆负责人
l、负责全校档案工作的业务建设，做好分管档案工作校长的助手。
2、掌握学校各类档案的实际情况，具体指导全校的档案工作，及时总结学校档案工作的经验并组织交流，开展检查评比活动。
3、领导馆内各项工作，对工作中存在的问题及时汇报，并提出具体意见，提高工作效率。
4、每年提出学期、年度工作计划，年终写出工作总结。抓好档案的开发利用，逐步提高档案工作的地位。
5、决定对业务人员的使用与分工，以及业务进修的组织和安排，负责组织对全校兼职档案员进行业务培训，做好他们的思想、工作，关心他们的工作、学习、生活，做好协调工作。
6、决定对档案馆经费开支的审批。
7、与各职能机关和业务部门取得密切联系，协调两者之间的关系，共同组织好业务指导和督促检查工作，保证档案工作的顺利进行。
五、档案馆各室负责人
1、模范地带头执行专职档案员的岗位职责，在馆负责人的领导下，负责本室的行政和业务管理。
2、积极主动配合档案馆负责人的工作，拟定学期、年度工作计划并组织实施，写出年终工作总结。
3、创造性地开展本室工作，提高工作效率，搞好开发利用，发挥档案材料的价值和作用。
4、负责制定本室各项规章制度，督促执行。对本室人员进行认真考核。
5，负责本室库房的防火、防尘、防光、防虫工作，确保档案的安全。
六、专职档案员
1、热爱档案工作，立场坚定，保守国家机密，认真学习、宣传、执行《档案法》。
2、熟悉档案业务，认真做好收集、整理、立卷、编目、保管、统计、鉴定、修补工作。保证案卷质量。能独立指导兼职档案员立卷。
3、对自己分管的工作要求管理有序，有章可循。提供利用要热情、主动、准确，起到参谋、咨询的作用。
4、积极参加档案信息的开发利用，完成—定的编研任务。
5、努力更新专业知识，扩大知识面，适应档案工作的现代化管理。
七、兼职档案员
1、热心档案工作，学习档案工作基本知识，掌握档案工作基本方法。
2、在本部门负责人的领导下，在专职档案员的指导下，保质、保量地按时完成本部门档案立卷工作。
3、积极参加档案馆召开的工作会议，认真贯彻会议精神，按期完成相关的任务。
4、积极参加业务培训，提高自身业务素质。
中国地质大学(武汉)
一九九三年二月九日
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