中国地质大学（武汉）人事档案管理规定

为严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》以及国家关于人事档案管理的有关规定，认真做好学校人事档案管理工作，特对人事档案的查阅、借用、归档、转递等作如下规定：

一、查阅

1．人事处是学校人事档案主管单位，查阅人事档案的人员原则上只针对学校人事处工作人员，因工作需要，校内二级单位只针对组织人事秘书（必须是中共正式党员），且必须持本单位书记签名、分党委（党总支）盖章的《查阅人事档案证明》方可到档案馆查阅。

2．教职工个人，因私需要复印档案材料或出具有关证明，需有充足理由，经人事处审批，持人事处开具的《人事档案查阅通知》方可到档案馆由人事档案管理员负责办理，任何个人都不能直接查阅本人及亲属和他人的人事档案。

3．不承接回复单位或个人电话查询人事档案。

4.国家公务人员因工作需要查档，必须持工作介绍信和身份证或工作证，到人事处办理《人事档案查阅通知》，方可到档案馆查阅人事档案。

5．一般情况下，下级不得查阅上级的档案，查档人员不得查阅非本单位职工的档案，不得查阅与解决问题无关的内容，严禁泄露或对外公布所查档案内容。

6．查阅档案时，不得拆散、抽换、圈划、涂改、增删和损坏档案材料，未经允许，查档人员不得摘抄档案内容；确需摘抄档案材料，必须用专用的保密记录本，摘抄材料不得传阅、复制、丢失，并定期销毁。禁止将手机和摄录器材带入查阅场所，严禁拍摄、复制。

7.查阅人事档案时人事档案管理人员必须在场；查阅人事档案的情况，要在查阅登记薄上详细记载。

8．未经允许，任何人不得进入人事档案库房；任何人员不得将人事档案带到公共场所。

二、借用

1．人事档案一般不能外借，确因特殊需要需借出使用的，到档案馆主页下载专区下载《借用人事档案申请》，由申请单位领导签字并加盖本单位分党委（党总支）公章，经手人签字后，报经人事处主管处长审批，原则上借期不得超过五个工作日。寒、暑假期人事档案一律不外借，已借出的要在假期前催回。

2．借用人事档案者，必须严格遵守保密制度和查档规定，切实保密，妥善保管，不得转借、传阅，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，更不得丢失；否则按国家有关法律规定承担相应的法律责任和党纪处分。

3．借用档案的单位和个人，不得擅自拍摄复制档案内容，因工作需要必须从档案中取证的，须符合国家有关规定，报经人事处审批。

三、归档

1．人事档案的归档材料必须保证真实、完整、无涂改痕迹，原则上必须归档原件；如归档的材料是复印件，人事部门必须审核原件，确认与原件相符后在复印件上加盖人事部门公章，审核人签名并著明审核日期。

2．移交人事档案材料的单位，要严格按照《人事档案材料移交清单》中的要求,将归档教职工姓名、工号、身份证号、材料名称等逐一登记清楚，归档时将纸质《人事档案材料移交清单》（一式两份）和移交清单电子档及归档材料（按移交清单上的次序排列）移交档案馆存档。

3．档案馆应及时将归档材料归入个人档案，并做好归档登记。

四、转递

人事档案的转递（包括转入和转出）由人事处、档案馆协同完成。

1．人事档案转入：学校调入人员、接收毕业生的人事档案，由人事处审核、登记后，定期统一移交档案馆存档。

2．人事档案转出：调出等人员需转出人事档案，由人事处开具《人事档案转递通知》，档案馆按通知要求进行清理，做好登记后移交人事处，由人事处负责对外转出。

附件1《查阅教职工人事档案证明》

附件2《借用教职工人事档案申请》

附件3《人事档案移交清单》

(以上附件到档案馆主页下载专区下载)

人事处 档案馆

2017年11月21日