测绘资料是国家的保密资料，为了使保密资料更好地为教学、科研服务，既便利工作又不发生泄密事故，特制定如下规定：
一、 档案馆为全校测绘资料的归口管理单位，所有地形图、航空照片无论资金来源如何，须办理入库手续，方能借出。
二、 教职工借用，需押工作证，借期不得超过半年。期满需要者，须携带资料前来办理续借手续，否则停止借用。研究生、本科生一律不借用。
三、 借出的测绘资料要妥善保管，不泄密、不丢失、不转借、用完及时归还。如有转借他人发生丢失、泄密事故，由借图人员负全部责任。无论在什么情况下发生丢失、泄密事故，必须立即报告校保密委员会和档案馆。
四、 档案馆对已借出的图件每学期核对一次，要求借图人携带图件务必在催还通知单限定时间内，办理核实手续，避免长时间借用会出现不该发生的问题。
五、 借出的图件不得擅自复制，若发现不经允许复制保密图件，按泄密事故处理。工作确实需要复制，必须报请省测绘局和校保密委员会批准，并在档案馆备案。
