1.档案馆为全校地形图、航空照片的归口管理单位，所有测绘资料均由档案馆专人负责管理。
2.凡因教学、生产、科研需要向外单位索取各类地形图、航空照片者，必须凭本人工作证，持院、系、处级证明，到档案馆转开介绍信，然后前往湖北省测绘局办理。凡未购买者，一律将持有的介绍信退回档案馆。
3.凡是从外单位获得的地形图、航空照片，连同发图单，一律交回档案馆入帐，方可办理借用手续。
4.每年教学基地用图，由档案馆按实习科提出的计划，统一复制，任何单位和个人不得擅自复制。
5.教职工可凭工作证借用测绘资料，借期半年。期满仍需要者，须持所借资料来档案馆办理续借手续。否则每张图件一天收取1元的过期费，职工用自己科研经费购买的资料，借期可以延长。档案馆若通知用图者核实有关情况，务必在接到通知之日起两周内，来档案馆核实；违者，停止借用。研究生、本科生及大专生，个人不得借用。
教学实习基地用图，均由管图人员负责统一借用，待实习结束，迅即收齐归还档案馆。
6.因教学、科研需要复制保密地形图，必须事先申请（注：要说明其用途、范围及数量），经省测绘局审查同意，报校保密委员会和档案馆备案后，方可到指定地点复制。
7.为确保国家秘密的安全，凡带出图件，必须妥善保管，不得擅自携带出入公共场合。每年对借出的测绘资料进行一次催还、核实工作。如有泄密、丢失，应及时写出检查报告，经所在单位领导签字、盖章后，由档案馆上报校保密委员会。
8.凡调离学校、出国或毕业离校，均须在办理离校手续前，清还所借资料。
9.教学用图，外单位概不能借用，若购买，须持单位介绍信，经我校实习科批准后，方可来档案馆按现有价格办理购买手续。
