中国地质大学(武汉)学生人事档案管理办法

中国地质大学（武汉）校长办公室

关于印发《中国地质大学（武汉）学生人事

档案管理办法》的通知

各学院（课部）、各处（室）、各直属单位：

经校领导同意，现将《中国地质大学(武汉)学生人事档案管理办法》予以印发，请遵照执行。

特此通知

二○○六年九月十二日

中国地质大学(武汉)学生人事档案管理办法

第一章 总则

第一条 为了加强学生档案的管理，有效地保护和利用档案，更好地为社会选拔人才服务，根据《中华人民共和国档案法》和相关法规，结合学校实际，特制定本办法。

第二条 学生档案是指学校在学生管理活动中形成的，记述和反映学生个人经历、德才能绩、学习和工作表现的，以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。

第三条 学生档案工作必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度，严密保管，确保学生档案的齐全、完整、准确与安全，有利于学生档案的利用。

第四条 学生档案是用人单位全面了解和选拔使用人才的重要依据，是高校档案的重要组成部分。

第五条 学生档案应纳入各学院(课部)、研究生院、学生工作处、教务处的管理制度和工作计划，以及工作人员的职责范围。各学院（课部）、研究生院、学生工作处、教务处在布置、检查、总结本部门工作的同时，要布置、检查、总结学生档案工作。

第二章 管理体制、职责

第六条 学生档案归口档案馆管理,档案馆负责办理学生档案接收、归档、鉴定、查阅、转递等相关事宜。

档案馆的职责是：

（一）保管国家计划内招生的学生档案。

（二）接收学生档案材料。

（三）鉴别学生档案材料。

（四）办理学生档案查阅、借阅和转递。

（五）为有关部门提供学生情况。

（六）做好学生档案的安全、保密和保护工作。

（七）办理其它有关事项。

第七条 各学院（课部）、研究生院、学生工作处、教务处应有一名负责人分管学生档案工作，并视情况配备与学生档案相适应的工作人员，负责本部门学生档案材料的收集、整理、归档和移交工作。

第八条 各学院（课部）、研究生院、学生工作处、教务处分管学生档案工作负责人的职责：

（一）贯彻执行国家关于档案工作的法律、法规和规定，制定和健全有关管理制度，确保学生档案工作纳入工作计划、管理制度和从事学生工作人员的职责范围。

（二）帮助解决学生档案工作中的实际困难。

（三）督促本部门按档案管理的要求，做好本部门归口管理的学生档案材料的收集、归档和学生档案的移交工作。

第九条 学生工作处、研究生院应在招生工作结束后两月内向档案馆移交新生分班名册及其电子文档；学生工作处、教务处、研究生院应及时将学生学籍异动通知书送交档案馆。

第十条 研究生院、学生工作处在学生派遣前，提前二十天向档案馆提交毕业生分配方案纸质文档和电子文档，毕业生变动方案要以书面形式和电子文档的方式及时通知档案馆，以便档案馆核对毕业生档案接收单位的详细地址,及时邮寄。

第三章 归档范围

第十一条 档案材料的归档范围：

（一）高中阶段档案材料的归档范围（详见每年高考考生档案目录）：普通高等学校招生考生报名登记表；普通高等学校招生考生体格检查表；普通高等学校招生考生志愿表；高中毕业生登记表（含学籍评语、学籍管理、成绩登记、体检表、家庭情况登记表、社会实践活动登记表、体育合格情况登记表、身体素质测试登记表）；高中毕业会考证（副本）；入党入团材料等。

（二）大学阶段（含本科、硕士、博士）档案材料的归档范围：

1.国民（成人）教育材料。入学登记表，毕业生登记表，鉴定表，成绩单；学位申请及评定书；毕业生就业通知书。

2.报考研究生的材料。研究生报名登记表、体检表、政审表、推荐表、入学考试成绩。

3.入党、入团材料。入党志愿书（已批准转正的）、入党申请书、预备党员转正申请书、自传、综合性政审材料及有关证明、入党积极分子考察材料；取消预备党员资格的组织意见（记载有组织意见的入党志愿书可归档）；入团志愿书、入团申请书、团员登记表、退团材料。

4.校级以上的奖励材料。三好学生、优秀党务工作者、优秀党、团员等审批（呈报）表，先进事迹材料、先进事迹登记表等在学习、工作中形成的表彰材料。

5.校级以上的处分材料。处分决定，免于处分的意见，上级批复，核实（调查）报告，本人检查、交待、对处分的意见，撤消处分的有关材料，通报批评材料；法院判决书；复查甄别报告、决定（结论），上级批复等。

6.更改姓名、民族、出生日期、入党入团时间、参加革命工作时间等材料。个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料、上级批复等材料。

7.出国材料。因公（私）出国（出境）审查表、备案表，在国外表现情况材料、学习情况材料或鉴定材料。

8.健康材料。高考招生体检表，毕业生体检表。

9.其他有价值的材料。

第四章 对归档材料的要求

第十二条 归档材料必须注明学生所在学院（课部）、年级、班级和学号。

第十三条 归档材料必须是办理完毕的正式材料。

第十四条 归档材料必须完整、齐全、真实，文字清楚、对象明确，有承办单位或个人署名，有形成材料的日期。

第十五条 归档材料必须手续完备，凡规定由组织审查盖章的，需有组织盖章；规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等），一般应有本人的签字。特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。

第十六条 归档材料原则上应使用国家统一规格16K的办公用纸，材料左边应留出2.5厘米的装订边。文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。

第十七条 归档材料应是原件，特殊情况存入复印件的，应在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章。

第十八条 档案馆对不符合归档要求的档案材料，有权拒收或退还归档单位，并限期改正后归档。

第五章 档案的管理与责任追究

第十九条 各学院（课部）教学管理部门应在学生学籍变更后两周内报学生工作处学籍管理科和教务处,学生工作处汇总后应及时将学生学籍变更通知书送交档案馆；档案馆在接到学籍变更通知书后，及时完成学生档案的移动工作，并在学生分班名册中做好变更记录。

第二十条 任何单位和个人，均不得将归档材料外的材料归入学生档案，更不得伪造档案材料归档。否则，按《中华人民共和国档案法》追究法律责任。

第六章 档案移交和档案材料归档时间

第二十一条 新生档案均由各学院（课部）收集齐全，并于招生工作结束后两月内，按学生分班名册向档案馆移交。新生档案未收到的，由学院（课部）负责与新生本人联系，并通知学生工作处招生办公室，由招生办公室负责与新生原所在学校、教育部门或单位联系，尽快收齐并移交档案馆。在日常工作中，档案馆若发现学生进校前的档案材料不齐全、不完整情况或根本没有，由档案馆书面通知招生办公室，由招生办公室负责与学生原所在学校、教育部门或单位索取所缺材料。自通知后三个月内，招生办公室负责书面回复档案馆索取新生档案情况。

第二十二条 大学阶段形成的学生档案材料，在档案材料形成后一个月内向档案馆归档；档案材料形成后因各种原因没有及时归档或归档时间已在学生毕业前一个月内的，则按第七章“对集中归档的要求”办理。

第二十三条 成批转递毕业生档案时，各单位按第七章“对集中归档的要求”办理。

第七章 对集中归档的要求

第二十四条 集中归档的要求

（一）归档材料：

1.见第三章第十一条第二款。

2.毕业生登记表应加盖校各类学生主管部门的公章。

3.成绩单应加盖学院（课部）教务部门和学校教务处公章。

4.毕业生就业通知书（第二联）。

5.授予学位证明书应加盖学校公章。

（二）对归档材料的要求：

1.各学院（课部）在档案材料送到档案馆之前，应把每位毕业生的材料集中在一起（即将多份材料夹入一份中）。

2.将归档材料按专业、班次分开，并按学号的先后顺序依次排列。

3.依照档案馆的日程安排，按要求将档案材料归入每个毕业生的档案袋中。

4.各学院（课部）将所缺材料以班为单位作好统计，列出明细清单，交档案馆备查。

5.以上各项工作均由各学院（课部）分管学生工作的负责人组织人员完成。

第八章 档案的利用

第二十五条 查阅和借用档案，应遵守以下规定：

（一）查阅学生档案应填写《查阅学生档案证明》，经所在学院（课部）的党总支负责人签字、盖章，方可查阅。

（二）利用单位应派人事部门或学生管理部门的中共党员到档案馆查阅档案，学生不能查阅档案。

（三）档案一般不外借，如必须借出使用时，要说明理由，经档案馆负责人批准后，方可借出，借出时间不得超过3天（含休息日）；借出档案不得擅自转借他人。

（四）查阅和借用档案应严格履行登记手续。

（五）禁止查阅或借用本人及其直系亲属的档案。

（六）各学院（课部）只能查阅本学院（课部）的学生档案；其它单位查阅学生档案，凭介绍信，经档案馆负责人批准后，方可查阅。

（七）借用和查阅档案的单位或个人不得擅自复制档案的内容，确因需要需从档案中取证的，必须经档案馆负责人批准后，才能复制。

（八）查阅档案必须遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料；查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，对违犯者，应视情节轻重，根据《中华人民共和国档案法》给予处罚。

（九）档案馆根据规定，确定是否提供或提供什么材料。

第九章 档案的转递

第二十六条 档案馆保管的学生档案由档案馆通过机要局转递或派专人（中共党员）送取，用人单位人事部门办事人员可凭单位介绍信领取档案。禁止到普通邮局邮寄或交本人（含亲属）自带。

第二十七条 转出档案时，不得扣留档案材料。

第二十八条 学生毕业时找不到档案接收单位的，可以申请档案馆暂时保管,最长期限两年。遗留学生档案，必须凭新派遣证或调档函办理，超过规定期限办理的，档案馆将按有关规定收费。

第十章 附则

第二十九条 本办法自公布之日起施行。

第三十条 本办法由档案馆负责解释。

主题词：规章制度 学生档案 管理办法 通知

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中国地质大学（武汉）校长办公室 2006年9月12日印发

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共印8份