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中国地质大学（武汉）学生人事档案管理办法
（2025 年修订版）
第一章 总则
第一条 为加强学生人事档案管理工作标准化、规范化、科学化，充分发挥学生人事档案在学生教育、管理与就业工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《中国地质大学（武汉）档案管理办法》等文件，结合我校学生人事档案工作实际，制定本办法。
第二条
本办法中的学生人事档案是指学校在学生教育、管理活动中形成的，记述和反映学生个人思想品德、学习经历、专业技能、身体状况、诚信状况、奖惩情况等方面的历史记录。学生人事档案是伴随学生终身、具有法律效度的重要履历凭证和材料，是用人单位全面了解和选拔使用人才的重要依据。学生人事档案将跟随学生毕业、升学、就业等重要人生节点，由档案馆通过组织渠道，转接或邮寄至学生所在学习、工作单位党组织或人事管理部门。依照档案法律法规，通过非组织渠道转接或邮寄的学生履历材料，不能认定为学生人事档。
第三条
本办法适用于我校全日制普通高等教育本科生和研究生。定向类别研究生、非全日制学生入学后产生的学籍档案参照本办法管理。
第四条
学生人事档案管理实行图书档案与文博部集中统一保管、相关职能部门（本科生院、研究生院、学生就业指导处等）和各培养单位密切配合整理移交归档的管理制度。
第二章 管理职责
第五条
学生人事档案由图书档案与文博部集中统一管理，由学生档案科负责学生人事档案具体工作。其职责包括：
（一）清点与接收学生人事档案材料；
（二）办理学生人事档案的查阅、利用及转递；
（三）做好学生人事档案的安全、保密和保管工作；
（四）提供学生人事档案中有相关记载的学生情况证明；
（五）负责在校学生人事档案重要材料的数字化扫描；
（六）对各培养单位和有关部门的学生人事档案工作实行督查和指导。
第六条 本科生院、研究生院职责包括：
为了新生档案顺利建档，本科生院、研究生院应在招生工作结束后 30 天内提供新生相关数据。为了毕业生档案及时转递，本科生院、研究生院应在确定毕业生名单后 7 天内提供毕业生相关数据。根据工作需要，及时做好在学生教育、管理中产生的需要归档材料的归档工作。
第七条 学生就业指导处职责包括：
学生就业指导处应提供审核通过的毕业生就业去向详细信息及毕业生档案转递单，以便准确、及时转递学生档案。若档案去向信息有误，应负责联系相关毕业生并报送更正后的去向信息。负责办理毕业生档案暂存相关手续。
第八条 各培养单位是学生人事档案的形成机构，其职责包括：
（一）各培养单位须指定一位负责人分管本单位学生人事档案工作，指派专人具体负责本单位学生人事档案材料的收集、整理工作。确保学生在校期间应归档材料内容的准确性、真实性和完整性。
（二）各培养单位应按要求收集学生入学时产生的材料，并进行初步鉴定、整理、审核。材料收集完毕后与学生档案科预约时间，并在 6 个月内完成移交归档工作。
（三）学生在校期间形成的应归档材料，由培养单位收集、整理、汇总，并妥善保管，毕业时统一移交归档或材料形成后及时移交归档。
（四）学生毕业时，由培养单位统一整理毕业档案并完成归档，培养单位应在材料收集完毕后 15 天内与学生档案科预约时间完成移交归档工作，不得迟交、漏交。
第三章 学生人事档案材料归档范围及要求
第九条 学生人事档案的归档范围：
（一）高中阶段
1.高中学籍材料；
2.报考材料；
3.团员材料；
4.其他随档材料。
（二）本科生阶段
1.学生登记表；
2.成绩单；
3.毕业生登记表；
4.学位授予证明；
5.党员材料；
6.校级及以上奖、惩材料等。
（三）硕士研究生阶段
1.硕士研究生登记表；
2.答辩及评议材料；
3.成绩单；
4.毕业生登记表；
5.学位授予决定；
6.党员材料；
7.校级及以上奖、惩材料等。
（四）博士研究生阶段
1.博士研究生登记表；
2.专家推荐信；
3.答辩及评议材料；
4.成绩单；
5.毕业生登记表；
6.学位授予决定；
7.党员材料；
8.校级及以上奖、惩材料等。
第十条 各培养单位归档材料要求：
（一）归档材料必须是办理完毕、手续完备的正式有效文件材料。材料必须完整、齐全、真实；文字清楚、对象明确，有承办单位或个人署名，有形成材料的日期，用印完备。
（二）归档的材料，凡规定由组织审查盖章的材料，必须有组织盖章并填写日期；党员材料等应当加盖党组织公章；有签字栏的须签字。
（三）档案材料纸张应为国际标准 A4 型（长 297 毫米，宽 210 毫米）的公文用纸。任何人不得在归档文件材料上涂改、勾画、标记。
（四）归档材料必须是原件。特殊情况存入复印件的，应当在复印件上注明原件保管单位，并加盖培养单位公章、与原件一致章。
（五）归档材料必须注明学生姓名、班级及学号，并按学号顺序排放。
第四章 学生人事档案的查阅与利用
第十一条 学生人事档案一般不予查阅，确因工作需要必须查阅的，原则上只能由培养单位指派党务工作人员进行查阅。查阅学生人事档案时，应做好相关申请工作，且仅限以下范围可供查阅：
（一）因学生奖惩、组织处理、入党入团、参军入伍、出国等需要查阅学生人事档案的。
（二）因录用单位需要政治审查而需要查阅学生人事档案的。
（三）政法部门等单位因侦查、审理和公证必须通过档案取得旁证材料的，可查阅有关材料。
第十二条 校外人员因工作需要查阅学生人事档案，应当由 2 人（含）以上持单位组织、人事部门或公安、保卫部门的介绍信，出具有关身份证明，说明查询内容及目的，预约成功后方可查阅，并按规定予以登记。
录用单位需要政治审查我校毕业生的，需填写《学生人事档案政审函》，按规定办理学生人事档案查阅事项。学生人事档案政治审查工作规范详见附件《中国地质大学（武汉）学生人事档案政治审查实施细则》。图书档案与文博部对政治审查材料不提供评论性意见。
第十三条 查（借）阅学生人事档案时，应当严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、勾画、标记、抽出、撤换、销毁档案材料。未经批准不得擅自摘记、拍摄、复制档案内容。
第十四条 学生不得查阅本人档案。确有特殊原因需要复制有关本人档案证明材料的，应由学生本人申请，经培养单位批准后方可办理。复印材料时，除复印入党志愿书外，复印其它整份材料需返还复印件。对已注销学籍两年后，因各种原因滞留在学校的学生人事档案，不提供与转递无关的服务利用。
第五章 毕业生档案的转递
第十五条 毕业生档案转递要求：
（一）学生因毕业（结业）离开本校的，应当及时办理档案转递手续，及时将档案材料转至相应具有档案保管资质的单位或学生户口所在地的人社局或人才服务中心，做到“档随人转”。
（二）有就业意向的毕业生，档案单位以就业协议为准，由学生就业指导处收集并提供档案转递单位详细地址和收件人信息。毕业生本人务必提前确认好接收单位是否有人事档案接收和保管资格，以免产生投递失误或档案退回的情形。如果发生接收单位无资质保管档案而实际并未退回的情况，由毕业生本人承担责任。未就业毕业生档案投递至户籍所在地的人社局或人才服务中心。
（三）毕业生档案转递，应通过 EMS 专用通道转递，不准公开邮寄或交本人自带，做好转递过程中的登记、移交手续，以落实责任段。
（四）转递档案应按要求密封包装，加盖封口章，要严格履行档案转递的登记、注销、寄出手续。
（五）转出的档案必须完整齐全，能够表明学生在校情况，各培养单位须按要求认真整理，不得遗漏或扣留档案材。
料。档案一经寄出，未及时归档的材料由各培养单位负责转递。
（六）学生人事档案转出 3 个工作日后，可以在档案馆网页学生人事档案去向查询栏目查询转递信息。
（七）已转出的学生人事档案，图书档案与文博部一律不再受理。
第六章 毕业生档案暂存
第十六条 毕业生可按学生就业指导处发布的《毕业生档案短期暂存学校工作的通知》办理暂存，最长暂存期限为两年。
第十七条 超出暂存期限的学生人事档案，除办理派遣手续外，图书档案与文博部不提供档案的其它服务利用。
第七章 监督检查与奖惩
第十八条 图书档案与文博部建立工作机制，定期对各单位履行学生人事档案工作职责情况进行监督、检查与评估。根据学校年度工作考核指标体系中档案工作观测点进行打分、评比和总结。
第十九条
每两年组织一次“档案工作先进集体”“档案工作先进个人”评选，对做出显著成绩的集体和个人予以表彰、激励。
第二十条 对学生人事档案收集不全、整理不规范或未按时移交的单位或个人，及时予以反馈并责令限期整改。对篡改、伪造、丢失学生人事档案材料的按《中华人民共和国档案法》追究法律责任。
第八章 附则
第二十一条 本办法自发布之日起施行，由图书档案与文博部负责解释。
第二十二条 在实施过程中，如遇国家或上级主管部门法律法规和政策调整，则按新政策执行。
中国地质大学（武汉）图书档案与文博部
2025 年 6 月 20 日印发
