中国地质大学(武汉)学术会议档案管理办法

第一条 学术活动对于活跃学校的学术气氛，促进学校的科学研究，提高学校的学术水平，扩大学校的知名度有重要的作用。在这些学术活动中形成的档案，具有极高的社会价值和学术价值，应该妥善保管和有效利用。现结合我校的实际情况，制定本规定。

第二条 学术会议档案是指学校在召开重大国际学术会议和全国性的学术会议中产生的具有保存价值的文字、图纸、照片、录音带、录像带等各种形式、各种载体、并经过立卷归档的文件材料。

第三条 根据《普通高等学校档案管理办法》的规定，“高等学校实行文件材料形成部门、课题组立卷制度”，我校学术会议档案实行分级负责、统一管理。学术会议档案由会议主办单位负责会议文件材料的形成、积累、整理、立卷，并向科技处学术办移交。科技处学术办按年度统一向档案馆归档，档案由档案馆集中统一管理。

第四条 学术会议档案的归档内容

（一）学校关于召开学术会议的计划、总结

（二）上级下达的关于召开学术会议的文件

（三）主办或承办学术会议的申请及批复文件

（四）学术会议与组织机构的人员名单（主办单位、主办人、组委会）

（五）会议通知

（六）会议特邀来宾、代表名单

（七）有关领导、专家学者、学术机构等为会议的题词、贺电（信）等

（八）会议议程

（九）正式出席会议来宾或代表名单

（十）有关领导、专家学者讲话

（十一）会议交流论文

（十二）论文集

（十三）会议纪要

（十四）大会图片、照片、录音带、录像带等

（十五）新闻媒体（报纸、广播、电视等）对会议的报道及评价

（十六）“学术会议档案上网著录单”及“学术会议的档案移交目录” 、“备考表”， 并提供电子文件。

第五条 学术会议档案的部门立卷与归档流程

（一）会议主办单位负责学术会议文件的形成、积累、整理、立卷工作，按要求填写“学术会议的档案移交目录”、“学术会议档案上网著录单”等表格，并提供文字材料和电子文件，在会议结束后一周内向科技处学术办移交。

（二）学术办应认真审查、验收每个学术会议文件材料是否齐全、完整，整理是否规范。验收完后与主办单位办理移交手续。

（三）学术办将每年的学术会议档案整理完后，认真填写移交目录，于第二年的3-4月份向档案馆移交。