中国地质大学(武汉)科技档案查借阅制度

为了加强科技档案的管理，根据《中华人民共和国档案法》、中共中央《关于新形式下加强保密工作的决定》及鄂价费字[1999]324号《省物价局财政厅关于调整利用档案收费标准批复》的文件精神，结合我校工作的实际，本着既有利于档案信息的开发利用，又要维护档案的安全及国家秘密的原则，特制定本制度。

一、本校教职工、研究生、应届本科生（包括在校的外籍教职工和留学生）查阅手续

1、我校教职工、研究生、应届本科生（包括在校的外籍教职工和留学生）因工作需要查阅科技档案者，可凭本人工作证或学生证查阅。科技档案一般不外借，本校教职工及有关部门确因工作需要借出，须押放工作证。

2、查阅档案只限在阅览室内查阅，不得私自带出，不得涂改、圈划、损坏。查阅档案时一般每人每次不得超过三份。应届本科生每人每次只可查阅二份。

3、凡因工作需要在我室借阅的档案借期不得超过五天，科研项目人员借阅本项目档案，借期为三个月。如需续借必须重新办理借阅手续。借出的档案要严守保密规定，妥善保管。不准涂改、圈划、损坏、遗失，不准泄密，不准转借。如有转借他人发生丢失、泄密事故，由借阅者负全部责任。

4、凡属手稿、原始资料，只对本项目人员查、借阅。其他人员如确因工作需要查、借阅，须由项目负责人或项目的主要参加人员同意，并签署意见方可查、借阅。

5、已获专利的科研项目档案，在专利权有效期内档案室不对外借阅。专利权失效后按规定进行查阅。

6、秘密级和具有技术保密级的档案只限在本室内查阅，不能摘抄、不能复印、不能复制。凡需要借出秘密级、机密级档案或查阅机密级档案，须持部门介绍信，经档案馆负责人同意方可办理借阅手续。

7、凡因工作需要复印机密级、秘密级档案、必须经校保密委员会审查同意，并在档案馆内复印。凡有泄密、丢失现象应立即报告档案室或校保密委员会，并视情节轻重给予处分。

8、凡调离、出国或毕业离校均须在办理离校手续前，清还所借档案。

9、凡在本室索取研究生学习成绩证明材料者，必须交咨询费（每件10元），证明费（每份10元），档案保护费每份1元。

10、借阅者必须按以上规定进行科技档案的查、借阅，如有不规范行为，档案室将按有关法律和规定给予相应的处罚。

二、外单位人员查阅科技档案手续

1、外单位人员来我校查阅一般档案，须有单位介绍信和本人工作证，方可查阅。但不能借出，并且按规定收取查阅档案费（每件2元），咨询服务费（每件10元）。利用档案进行复印、复制、照相等需交纳档案保护费（每件20元）；复制录音带、光盘每盘30元（含录制工本费）；复制录像带、影片按每盘80元（含录制工本费）。如需出具学历、成绩等证明，还需收取证明费（每份10元）。

2、外单位人员查阅秘密级、机密级档案，须持有单位介绍信及本人工作证，经档案馆负责人同意方可查阅。如要复印秘密级、机密级档案，必须经我校保密委员会审查同意，并在档案馆内复印。

3、外籍人员查阅一般性档案，须经档案馆负责人批准。如要查阅秘密级、机密级档案，必须经我校保密委员会审批。

4、所有外单位及外籍人员不能查阅具有技术保密的档案和已获专利权的档案。

中国地质大学（武汉）档案馆

二○○五年六月二十四日

附件

关于对查、借阅科技档案中的不规范行为的处罚规定

为了确保科技档案在查、借阅中的安全，减少不必要的损失，根据《湖北省档案管理条例》特做如下规定：

1、借阅者应按期归还所借阅的档案，如超期未还者，按每天每份档案罚款一元。

2、归还的档案如有乱划、涂改、破损、缺页现象，按损坏的不同程度给予行政处分和100元以内的罚款。

3、遗失档案者，根据档案的不同类别每份档案罚款100-200元，并给予相应的行政处分。

4、遗失有密级的档案除罚款200元外，还要上报校保密委员会，并给予相应的行政处分。