中国地质大学(武汉)教职工人事档案管理办法

中国地质大学（武汉）校长办公室

关于印发《中国地质大学（武汉）教职工

人事档案管理办法》的通知

各学院（课部）、各处（室）、各直属单位：

经校领导同意，现将《中国地质大学（武汉）教职工人事档案管理办法》予以印发，请遵照执行。

特此通知

二○○六年九月十二日

中国地质大学（武汉）教职工人事档案管理办法

第一章 总则

第一条 为加强对教职工人事档案（以下简称“人事档案”）的管理，有效地保护和利用档案，更好地为人事和干部工作服务，为国家和学校积累档案史料，根据《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》和有关法规，结合学校实际，特制定本办法。

第二条 人事档案是指在人事管理活动中形成的，记载和反映教职工个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作业绩、工作表现以及工作变动的文件、文字等材料，以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。

第三条 人事档案工作必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度，严格管理，确保人事档案齐全、完整、准确与安全，有利于人事档案的利用。

第四条 人事档案是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用教职工和干部的重要依据，是高校档案的重要组成部分; 人事档案工作既是档案工作的组成部分，又是人事工作、干部工作的重要组成部分。

第五条 人事档案工作由档案馆统一负责,同时应纳入人事处、组织部、纪检监察处、审计处、校办公室、统战部、研究生院、各学院（课部）等单位的管理制度、工作计划、工作人员的职责范围。人事处、组织部、纪检监察处、审计处、校办公室、统战部、研究生院、各学院（课部）等单位在布置、检查、总结本部门工作的同时，要布置、检查、总结人事档案工作。

第二章 人事档案工作职责

第六条 档案馆工作职责：

（一）保管本校教职工的人事档案，为国家积累档案史料。

（二）接收、鉴别档案材料和整理人事档案。

（三）办理人事档案的查阅、借阅和转递。

（四）为有关部门提供教职工工作和学历等方面情况证明。

（五）做好人事档案的安全、保密和保护工作。

（六）调查研究人事档案工作情况，制订规章制度，做好人事档案的业务建设和业务指导。

（七）推广、应用人事档案现代化管理技术。

（八）办理其它有关事项。

第七条 人事处、组织部、纪检监察处、审计处、校办公室、统战部、研究生院、各学院（课部）等单位应有一名负责人分管人事档案工作；直属单位等其他二级单位也应有一名负责人分管人事档案工作，并视情况配备与人事档案工作相适应的工作人员，负责本部门人事档案材料的收集、整理、归档和移交工作。

第八条 人事处、组织部、纪检监察处、审计处、校办公室、统战部、研究生院、各学院（课部）等二级单位分管人事档案工作负责人的职责：

（一）贯彻执行党和国家关于档案工作的法律、法规，制订和健全有关管理制度，确保人事档案工作纳入工作计划、管理制度和组织人事秘书的职责范围，并监督有关部门执行。

（二）帮助解决人事档案工作中的实际困难。

（三）督促本部门按档案管理的要求，做好人事档案材料的收集、归档和人事档案的移交工作。

第九条 组织部、人事处应根据工作需要，适时布置填写干部（职工）履历表或履历补充表等档案材料，并加以审核，及时充实档案内容。

第三章 人事档案内容的分类

第十条 人事档案内容的分类：

第一类 履历材料。

第二类 自传材料。

第三类 鉴定、考核、考察材料。

第四类 学历和评聘专业技术职务材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、考绩、审批材料）。

第五类 政治历史情况的审查材料（包括甄别、复查材料和依据材料，党籍、参加工作时间等问题的审查材料）。

第六类 参加中国共产党、共青团及民主党派的材料。

第七类 奖励材料（包括科学技术和业务奖励、英雄模范先进事迹）。

第八类 处分材料（包括甄别、复查材料，免于处分的处理意见）。

第九类 录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料。

第十类 其他可供组织上参考的材料。

第四章 人事档案的归档范围

第十一条 人事档案的归档范围

（一）干部（职工）履历表、简历表、各类人员登记表等材料。

（二）自传和属于自传性质的材料。

（三）考察、考核工作中形成的有关材料：民主评议干部的综合材料，组织审定的考察材料，定期考核材料，年度考核材料，鉴定材料，后备干部登记表（提拔使用后归档）等材料。

（四）审计工作中形成的有关材料：主要涉及干部个人的审计报告或审计意见材料，离任审计考核材料。

（五）国民教育、成人教育（大中专）、党校、军队院校学生（学员）登记表，考生登记表，学习成绩表，毕业生登记表、鉴定表，授予学位的材料，学历证明书，若有研究生以上学历的职工，还需有报考攻读表；培训结业成绩登记表，学习鉴定、学员思想小结，博士后研究人员工作期满登记表等材料。在国外获得学历、学位的人员，除有学习成绩、证书等材料外，还需有国家教育部门的认证材料。

（六）评审（考试）专业技术职务（资格）和聘任专业技术职务工作中形成的有关材料：专业技术职务任职资格评审表，专业技术资格考试成绩合格登记表，评审（聘任）高级专业技术职务人员情况简表，业务自传，评审专业技术职务任职资格申报表，聘任专业技术职务申报表。通过全国统一考试取得的会计师、审计师、经济师等职业资格证书的应有《专业技术资格考试表》。

（七）创造发明、科研成果鉴定材料，各种著作、译著和在重要刊物上发表的获奖论文或有重大影响的论文等目录。

（八）政审工作中形成的材料：调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料；作为结论依据的调查说明、证据材料；甄别、复查结论（意见、决定）、调查报告、批复及有关的主要依据材料。

（九）更改姓名、民族、出生日期、国籍、入党入团时间、参加工作时间等工作中形成的有关材料：个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料、上级批复等。

（十）党、团组织建设工作中形成的有关材料:

1.中国共产党入党志愿书（已批准转正的）、入党申请书、预备党员转正申请书、自传、综合性政审材料及有关证明、考察材料；党员登记表，民主评议党员组织意见、登记表；整党工作中不予登记的决定、组织意见；民主评议党员中认定为不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要事实的依据材料；取消预备党员资格的组织意见（记载组织意见的入党志愿书可收集归档）；退党材料。

2.中国共产主义青年团入团志愿书、申请书，团员登记表，退团材料。

3.加入民主党派的有关材料。

（十一）表彰奖励活动中形成的有关材料：省部级以上劳动模范、先进工作者、有突出贡献中青年专家、国家科技奖（含国家发明奖、自然科学奖、科技进步奖）、中国青年科技奖、优秀党务工作者、优秀党、团员等审批（呈报）表，先进事迹材料、先进事迹登记表，立功、受勋、嘉奖、通报表扬等以及在其它工作中形成的表彰材料。

（十二）纪律检查、监察、法院和行政管理等部门工作中形成的有关材料：处分决定、免予处分的意见，上级批复，核实（调查）报告，本人检查、交待、对处分决定的意见，撤消处分的有关材料，通报批评材料；法院判决书；复查甄别报告、决定（结论），上级批复等。

（十三）干部任免、调动、军队干部转业安置等工作中形成的有关材料：干部任免审批表（包括所附的考察、表现情况材料）；干部调动鉴定、组织审定的表现情况材料、考察材料；公务员过渡登记表，军队转业干部审批表、授予（晋升）军（警）衔审批表、转业鉴定、定级定工资材料，退（离）休审批表等材料。

（十四）考试录用和聘用干部工作中形成的有关材料：报考登记表和录用审批表，考察材料，聘用审批表和合同书，政审结论和有关证明材料，考核考察材料，续聘、解聘和辞退材料，辞职审批材料等。

（十五）办理工资、待遇等工作中形成的材料：转正定级审批表、各种工资变动审批表、登记表、提职晋级和奖励工资审批表；享受专家特殊津贴呈报表；住房货币化情况登记表；解决各种待遇问题审批表、批复材料等。

（十六）办理出国（出境）审批工作中形成的有关材料：因公出国（出境）审批表、备案表，在国外表现情况材料或鉴定材料，因私出国（出境）审批表等材料。

（十七）党代会、人代会、政协会议和教职工、青年、妇女等群众团体代表会，以及民主党派代表会议工作中形成的有关材料：代表登记表、委员简历、政绩材料等。

（十八）健康检查和处理工伤事故工作中形成的有关材料：有严重慢性病、身体残疾的体检表，工伤致残诊断书，确定致残等级的有关材料，新录用干部体检表和毕业生分配工作体检表等材料。

（十九）办理丧事形成的有关材料：讣告、悼词、生平、报纸报道消息，非正常死亡的调查报告及遗书。

（二十）其他对考察了解使用干部有参考价值的材料。

第五章 人事档案材料归档要求

第十二条 人事档案归档的材料必须是办理完毕的正式材料。人事档案材料应完整、齐全、真实，文字清楚、对象明确，手续完备，有承办单位或个人署名，有形成材料的日期。

第十三条 人事档案归档的材料，凡规定由组织审查盖章的，需有组织审查、盖章，规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等），一般应有本人的签字。特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。

第十四条 人事档案材料的用纸规格应统一使用16K的复印纸。材料左边应留出2.5厘米装订边。文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。

第十五条 人事档案归档材料应是原件（电传材料需复印后归档），特殊情况存入复印件的，应在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章。一般不得用复印件代替原件存档。

第十六条 人事档案归档材料应注明职工所在的部门。

第十七条 档案馆工作人员发现有档案材料不符合归档要求时，应及时通知形成材料的部门补送或补办手续。形成人事档案材料的部门，有责任按规定认真办理。

第十八条 各处（室）、研究生院、各学院（课部）、直属单位及其他二级单位人事档案材料的归档，由本单位负责人事档案工作的组织人事秘书交至人事处审核，人事处审核后打印移交清单一式两份到档案馆归档。人事处按照归档的范围、要求，收集、整理、审核归档材料，定期将归档材料转交档案馆存档，部分档案材料可由组织部直接归档；除人事处、组织部外，其他任何单位或个人都不能将归档材料直接交至档案馆。

第十九条 档案馆及时将归档材料归入个人档案，并做好记录。

第六章 人事档案的管理与检查

第二十条 商调教职工过程中，在学校未审批同意调入本校之前，商调人员的人事档案由人事处负责管理，人事处应检查商调人员的人事档案材料是否齐全、完整、准确。新进人员人事档案归档后，档案馆若发现调入人员的档案材料不齐全、不完整、不准确等情况，应通知人事处，由人事处负责索取所缺材料。

第二十一条 从事人事档案管理的工作人员及其在本校工作的直系亲属的人事档案由组织部指定专人负责管理。

第二十二条 教职工辞职、辞聘，必须同时将人事档案转出学校，转至人才服务中心或有关单位。教职工出国，逾期未归，自动离职、解聘、被辞退，开除公职，受刑事处分和劳动教养，其档案在一定时期内暂由本校档案馆保管；另就业的，其档案必须在就业同时或三个月内转至有关的人事部门保管，不具备保管条件的，转人事部门所属的人才流动服务中心；凡通过劳动部门就业的，其档案由有关的劳动部门保管。

第二十三条 严禁任何单位和个人私自保存人事档案。对利用档案营私舞弊的，视情节轻重，根据《中华人民共和国档案法》，予以严肃处理。

第二十四条 档案馆、人事处、组织部应建立登记和统计制度，每年全面检查核对一次所管理的人事档案，发现问题及时解决。

第二十五条 凡属于应归入人事档案的材料，均应按照中组部《干部档案整理工作细则》进行整理、组卷。

第二十六条 不属于规定归档范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况予以处理。凡需销毁的材料，必须详细登记，并报请主管校领导审查批准后销毁。

第七章 人事档案移交和档案材料归档时间

第二十七条 人事处在调入人员、接收毕业生来校工作后的三个月内，将调入人员、接收毕业生的档案（档案内必须有本校的《干部履历表》或《职工履历表》）归到档案馆。

接收的人员若为本校毕业生，其档案材料由档案馆先转人事处，经人事处审核、登记后定期统一转交档案馆存放。本校教职工在学校进修学历、学位的材料，由档案馆先转交人事处，经人事处审核、登记后定期统一转交档案馆，存入本人的人事档案中。

第二十八条 形成人事档案的部门，应在形成材料后的一个月内，按要求打印《人事档案材料移交清单》（一式两份），注明归档材料名称、内容、数量、移交人、接收人及交接时间等，移交人事处审核，审核后由人事处负责到档案馆归档。

第八章 人事档案的查阅与借用

第二十九条 查阅人事档案，应遵守以下规定：

（一）人事档案库房系学校机要重地，除工作人员外，未经允许，其他任何人不得擅自进入人事档案库房。

（二）查阅档案要在室内指定地点进行，保持室内安静，不得喧哗，禁止烟火。

（三）查阅人员要严格遵守《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保守国家机密法》，不得泄露或擅自向外公布档案内容。

（四）查阅人事档案的人员原则上是学校党委组织部、人事处党员干部或二级单位分党委（党总支、直属党支部）书记，且必须是中共正式党员。

（五）校内二级单位和校外人员因工作需要查档，需有充足理由，并符合政策规定，经人事处审批，持人事处开具的《人事档案查阅通知》方可查阅。原则上不接受电话查询。

（六）任何个人不得查阅本人及其亲属、主要社会关系的人事档案。

（七）未经允许，不得摘抄档案内容；确需摘抄档案材料，必须用专用的保密记录本，摘抄材料不得传阅、复制、丢失，摘抄的档案材料要定期销毁。

（八）查档人员不得查阅与解决问题无关的内容，更不得泄露或擅自对外公布所查档案内容。

（九）查阅档案时，不得拆散、抽换、圈划、涂改、增删和损坏档案材料；未经人事处、组织部、档案馆批准，不得复制或拍摄。

（十）一般情况下，下级不得查阅上级的档案，不得查阅非本单位职工的档案；确有特殊情况，须报人事处、组织部批准。

（十一）查阅人事档案时档案馆管理人员必须在场，查阅人事档案的情况，档案馆须有详细记载。

（十二）借用和查阅档案的单位或个人不得擅自复制档案的内容，确因工作需要需从档案中取证的，必须经档案馆负责人批准后，才能复制。档案馆根据规定，确定是否提供材料及材料种类。

（十三）任何人员都不得将人事档案带到公共场所。

第三十条 人事档案的借用。

（一）人事档案一般不外借使用；确因特殊需要需借出使用，须书面说明理由，报经人事处负责人审批；借期不得超过三天。寒、暑假期间人事档案一律不外借，已借出的要在假期前催回。

（二）借用人事档案者，必须严格遵守保密制度和查档规定，切实保密，妥善保管，不得转借、传阅，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，更不得丢失；否则按国家有关规定承担责任。

（三）借用档案的单位和个人，不得擅自拍摄复制档案内容，因工作需要必须从档案中取证的，须符合国家有关规定，报经人事处审批。

第九章 档案的转递

第三十一条 人事档案的转递（包括转入和转出）由人事处、档案馆协同完成。

第三十二条 人事档案转入：学校调入人员、接收毕业生及转业干部的人事档案，由人事处审核、登记后，定期统一转交档案馆存档。

第三十三条 人事档案转出：调出等人员需转出人事档案，由人事处开具《人事档案转递通知》，档案馆根据转递通知整理完备人事档案，做好登记后转交人事处，由人事处统一负责对外转出。

第三十四条 外单位商调本校职工过程中，本校调出人员的档案从寄出之日起两个月内，对方单位没有给本校回调动函，人事处应去函催回档案，并及时交还档案馆，以防档案遗失。

第三十五条 转递人事档案应遵守下列规定：

（一）人事档案应通过机要局转递或派专人（中共党员）送取，不得到普通邮局邮寄或交本人（含亲属）自带。

（二）县及相当于县以上的各级党委组织、人事部门，凭单位介绍信和商调函可以直接转递人事档案。

（三）转出的档案必须齐全、完整，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留档案材料或分批转出。

（四）转递档案必须按“转递干部档案材料通知单”的项目详细登记，严密包封。

（五）收到档案的部门，经核对无误后，应在回执上签名盖章，及时将回执寄回；转出档案，逾期一个月未退回执，转出单位应写信或电话催问，以防丢失。

第十章 附则

第三十六条 本办法自公布之日起施行，原中地（汉）办（1992）03号文件同时废止。

第三十七条 本办法由档案馆、人事处、组织部负责解释。

主题词：规章制度 人事档案 管理办法 通知

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中国地质大学（武汉）校长办公室 2006年9月12日印发

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